OfficeソフトのようなサービスがGoogle内で使えることをご存知でしょうか？
Google内の無料サービスで、相手方にもアプリが入っているかどうかの心配がいらないため便利な機能ですよね。
かなり広まっているようですが、やはり編集作業は慣れたエクセルの方が良い。また、他のアプリへデータを読み込ませたいからエクセルの形式で保存したい。
仕事上先方の希望でエクセルの形式へ変えて欲しいという要望も出るかと思います。
そんなときにはどう対応したらいいのでしょうか？作り直しとか言われたら絶望する…
大丈夫です。この記事では保存形式を変える簡単な保存方法や、エクセルファイルをGoogleへ読み込む方法など、もっともっと活用できるコツをお伝えします。
作り直さなくてOK！保存形式をエクセルへ変換する方法
Googleスプレッドシートで作ったファイルをエクセルの形式「.lsx/.xlsx」に変換する方法ですが、とてもシンプルです。
まず、変換したいスプレッドシートを開いてください。
その後、画面上の「ファイル」をクリックすると「ダウンロード」という項目が出ますので、そこを選んでください。
すると変換できるファイル形式の一覧が出ますが、一番上に「Microsoft Excel」という文字がありますのでクリックします。
「プログラムで開く」か「ファイルで保存する」かの選択が出ますので、「ファイルで保存する」を選び、名前をつけたら保存完了です。
思った以上に簡単だったのではないでしょうか？
もう1つの「プログラムで開く」を選ぶと、Excelが開いて編集作業に移ることができますよ。
今度は逆にエクセルのファイルをGoogleスプレッドシートで読み込む方法
エクセルで編集したファイルを、今度はGoogleスプレッドシートで読み込んでみます。スプレッドシートを開いて、「ファイル」までは同じです。
「ファイル」の後に「インポート」の項目をクリックしてください。
「ファイルをインポート」という画面が出て、開きたいファイルがどこにあるかを聞いてきます。
Googleにアップロードしていれば「マイドライブ」共有していれば「共有アイテム」に保存されていますが、パソコン内から取り込みたい場合には「その他」から「アップロード」を選びます。
ドラッグ＆ドロップの画面が開きますので、パソコン上からファイルをクリックしたまま画面内に運んで手を放しましょう。
このファイルをクリックしたまま移動する操作をドラッグ＆ドロップと呼びます。掴んで離すイメージです。
もしくは「デバイスのファイルを選択」というボタンを押して、ファイルを指定してください。
「アップロードしています…」の画面のあとには、インポートの仕方を聞いてきます。
「新しいスプレッドシートを作成する」→新しくスプレッドシートを作ってファイルを開きます。
「新しいシートを挿入する」→今開いているスプレッドシートに新しいシートを追加して開きます。
「スプレッドシートを置換する」→これからさらに3種類ありますが、
- 現在開いているシートをこれから読み込む内容に置き換える(書き換える)。
- 現在のシートの最後尾から開くファイルの内容を追加する。
- 選択したセルを先頭にしてそれ以降を開くファイルの内容に置き換える。
これらの操作から選ぶことができます。
状況に合わせて作成、もしくは追加の方法を選んでくださいね。選択後は「データをインポート」のボタンを押して完了です。
Googleスプレッドシートとエクセルの違い。見た目が変わることがある？！
これまでの方法でGoogleスプレッドシートとエクセル、それぞれで読み込んだりファイル形式を変えたりすることができると分りました。
しかし、Googleスプレッドシートをエクセルの形式に変換した場合、またその反対でも見たままキレイに変換できるわけではありません。
エクセルの持っているフォントをGoogleスプレッドシートが持っていない場合や、それぞれでグラフの書き方が少し違った場合などにレイアウトが崩れることがあります。
大きなフォントを使っていたり、列や行の幅の微調整をしている場合には崩れやすい印象です。
ただ、グラフの数値が変わったり違う物になったりということはありませんし、フォントも置き換えられるだけで文字化けしたりまではほぼありません。
デザインに凝りたい場合には、ファイル形式を変換した後に一度全体をチェックしてみてくださいね。
間違い探しのレベルですが、「1つに繋げた行がバラバラになっていたりする」は特に多い印象ですよ。
まとめ
Googleの持つスプレッドシートやドキュメントなど、Officeと連携の取れる機能はとても心強いサービスです。
オンライン上で作業できたり、共有できたり、より使いやすいようにサービス改善されていっているのもありがたいですね。
ただやはり本家の強みもあります。グラフ表現の多さ、マクロや関数の多さなどはエクセルにはかないません。
どちらも一長一短で特徴がありますので、状況によって上手く使い分けられたら作業の効率もぐっと上がりそうですね！
まだまだアップデートによって機能追加されているGoogleスプレッドシートにこれからも注目です。
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